Thứ Sáu, 15 tháng 4, 2016
Quy trình truyền thông nội bộ Horenso của người Nhật
Nếu
bạn hỏi bất cứ một người Nhật nào về phương pháp truyền thông nội bộ trong công
ty của họ, bạn sẽ dễ dàng nhận được câu trả lời HORENSO. Đối với người Nhật,
HORENSO không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc
nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
Ngay
từ ngày đầu tiên vào nhà trẻ, các em bé đã phải bầu ra một lớp trưởng, cô giáo
sẽ liên lạc với em lớp trưởng, lớp trưởng truyền đạt lại với các em khác trong lớp.
Đi ra đường, các em xếp thành hàng, lớp trưởng cầm cờ đi đầu. các em khác nhìn
lá cờ đó mà theo. Ngay từ nhỏ, người Nhật đã rèn luyện kỹ năng sống tập thể cho
con em của họ. Người Nhật cho rằng HORENSO chính là sức mạnh của họ.
HORENSO
có một sức mạnh vượt trội so với các phương pháp khác, đó là dễ truyền đạt và
dễ tiếp thu.
HORENSO
là từ viết tắt của 3 từ:
HO -
HOKOKU: Báo cáo;
REN
- RENKAKU: Liên lạc;
SO -
SODAN: Bàn bạc.
Bất
cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp HORENSO. Đối với
người Âu Mỹ, khi làm việc với người Nhật, họ cho là bị MicroManagement, nghĩa
là quản trị quá chi tiết, quá đi sâu vào công việc cá nhân. Vì vậy, đánh mất sự
độc lập trong công việc, từ đó, ảnh hưởng đến sự sáng tạo. Nhưng những nghiên
cứu sau này của các nhà chuyên môn không đồng ý như vậy. Họ chỉ ra rằng chính
HORENSO là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả
nhất. Nếu bạn là nhân viên và nhận thấy sếp mình thường xuyên kiểm tra công
việc của mình, hãy HORENSO. Nếu bạn là sếp và lo lắng về việc thực hiện công
việc nào đó của một nhân viên của mình, hãy HORENSO.
Khi
quan hệ với khách hàng, HORENSO như thế nào? Một khi bạn quan hệ với khách
hàng, bạn nên nhớ bạn đang đại diện cho công ty để trả lời một câu hỏi, hoặc
cung cấp một dịch vụ nào đó cho khách hàng. Bạn có cả một công ty đứng sau lưng
bạn để hỗ trợ cho bạn thực hiện nhiệm vụ. Bạn hãy HORENSO với cấp trên trực
tiếp của mình, các đồng nghiệp trong bộ phận, hoặc các các bộ phận khác để yêu
cầu giúp đỡ khi cần thiết. Tốt nhất là bạn tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu
có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu
cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
HOKOKU - Báo cáo
Trong
mô hình trên, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu
không nhận được báo cáo của bạn, sếp bạn rất lo lắng, vì không biết công việc
bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao
rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo
điều gì? Có 4 điều cơ bản trong báo cáo bạn phải luôn nhớ:
- Thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, đầy đủ. Đừng báo cáo thừa, đừng đưa những thông tin không liên quan tới vấn đề cần báo cáo. Phải đặt câu hỏi: “Sếp cần biết thông tin nào?”, hoặc hay hơn là: “Sếp không cần biết thông tin nào?”
- Thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, đầy đủ. Đừng báo cáo thừa, đừng đưa những thông tin không liên quan tới vấn đề cần báo cáo. Phải đặt câu hỏi: “Sếp cần biết thông tin nào?”, hoặc hay hơn là: “Sếp không cần biết thông tin nào?”
-
Báo cáo khi hoàn thành nhiệm vụ (sớm hạn, hay đúng hạn), báo cáo trễ hạn (nếu
trễ hạn, phải báo cáo ngay).
-
Báo cáo giữa kỳ nếu công việc được giao có thời hạn dài (hơn một tuần). Báo cáo
này giúp sếp biết diễn tiến công việc bạn đang làm để định các kế hoạch song
song hoặc tiếp theo.
-
Báo cáo sự cố. Báo cáo này càng nhanh càng tốt.
RENRAKU - Liên lạc
Trong
HORENSO, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc,
chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời
gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn
của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp không quan tâm, mình
phải làm sao? XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp,
nhưng em phải báo với sếp vấn đề này….”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận
thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
SODAN - Bàn bạc
Đây
chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một
cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không có một cá nhân nào có một kiến thức
hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp
thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Một khi bạn đã hiểu ý nhau, bạn sẽ
biết vấn đề đó người này giải quyết như thế này, người kia giải quyết như thế
kia. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Hy vọng bạn sớm lĩnh hôi được và áp dụng Horenso vào
công việc của mình.
Đăng ký:
Đăng Nhận xét
(
Atom
)
Không có nhận xét nào :
Đăng nhận xét